Zamanı yönet, başarıyı garantile

Zamanı yönetmek hiç olmadığı kadar zor. Her kademedeki beyaz yakalı zaman yönetiminin sırrını öğrenmek istiyor. Bu süreçte düşebilecek tuzakları anlatan eğitimler, kişinin kendisini tanımasını da vaat ediyor.

“ÇOK isterim ama vaktim yok…” Şu günlerde hepimizin kurduğu cümle bu. Hepimiz bir koşuşturma içindeyiz ve hiçbir şeye vaktimizin olmadığından yakınıyoruz. Ardından da ekliyoruz. “Çok yoğunum şu sıralar…” Gerçekten öyle mi? Yoksa bu, zamanı verimli kullanamadığımız için ürettiğimiz bahane mi? Hemen her yerden bilgi bombardımanına tutulduğumuz bu dönemde dikkatimizi dağıtan o kadar çok şey var ki, zamanı verimli kullanmak bu noktada gerçekten bir meziyet haline geldi. İşte bu yüzden zaman yönetimini öğreten eğitimlere, atölyelere ilgi hiç olmadığı kadar arttı.

KİŞİLİK ENVANTERİ ÇIKARILIYOR

Thomas Türkiye’de zaman yönetimi eğitiminde organizasyonel, dış kaynaklı ve içsel düşmanlar olmak üzere üç temel tuzaktan bahsettiklerini aktaran Benalkabes, bunu şöyle açıklıyor: “içsel düşmanlarımız kişilik yapımızdan kaynaklı zaman yönetimi düşmanlarımızdır. Birkaç örnek verecek olursam, erteleme hastalığı, mükemmeliyetçilik, aşırı iyimserlik, hayır diyememek gibi özellikler sayılabilir.”

Tüm eğitimlerde insanın kendisini tanımasını sağlamayı hedeflediklerini aktaran Benalkabes, bunun için kişilik envanteri kullandıkları, böylece kişinin doğal davranış yapısını kendisine anlatarak zamanı nerede güçlü yönetebileceğini, nerelerde ise tuzaklara düşüp zamanı etkin yö-netemeyeceğini kendisine gösterip katılımcıda farkmdalık yarattıklarım aktarıyor. Benalkabes, bugüne dek Boyner, Bergama Taş, Karadeniz Holding, Kıyı Emniyeti Genel Müdürlüğü, MB Holding, Montel Mobilya, Nordex Enerji, Polivin Kimya, Shell, Wall Street English, Sinerji Grup, Mutlu Plastik ve Çankırı Sağlık Müdür-lüğü’nün kendilerinden zaman yönetimi eğitimi aldığını söylüyor.

EĞİTİM TALEBİNDE YÜZDE 20 ARTIŞ

Zaman, herkese eşit olarak verilen çok az şeyden biri. Elle tutulur gözle görülür olmadığı için de kaybı en zor anlaşılan ve fakat yaşantımız için en mühim olan şey aslında. Günümüzdeki iş ve özel yaşantımızda sürekli bir koşturmaca mevcut, bir de üzerine bizim dışımızda gelişen olaylar olunca içinden çıkılmaz bir hal alıyor. Platform Akademi Eğitim Koordinatörü Burcu Uçar, özellikle yılın ilk altı ayından bu yana zaman yönetimine yönelik eğitim talebinde ortalama yüzde 20 artış olduğu- Burcu nu ve bu artışın devam edeceğini düşündüğünü söylüyor. Uçar, iş hayatındaki kişilerin tamamının bu eğitimi ve destekleyici eğitim dizisini alabileceğini ve bireylerin özel yaşamındaki zamanı doğru yönetmezse bunun olumsuz olarak yansıdığına dikkat çekiyor.

“Zaman yönetimi eğitimleri bireylerdeki bu farkındalığı ortaya çıkarmak ve gereken tekniklerini öğrenmek isteyen katılımcılardan oluşuyor” diyen Uçar, zaman yönetimi eğitimlerinde hayata, işlere hakimiyet ve doğru önceliklendirme, planlamanın önemi ve getirdiği doğru sonuçlar, etkin sonuç üretmek, zaman çalıcılarla başa çıkabilmek, erteleme ve hayır diyememe, etkin olunan saatlerin verimli kullanılması, iyi iletişim kurma, işte yetki devri, davetsiz misafirler, zaman yönetim araçlarını etkili kullanmak, zaman planlama rehberi ve “Temiz Masa”, iş ortamında daha verimli çalışmak için stresi azaltma gibi başlıklar altında eğitim verildiğini aktarıyor. Uçar, zaman yönetimi eğitimini alan şirketler içerisinde holdingler, mühendislik şirketleri, kamu kurumlan kadar üniversite ve laboratuvarlarm olduğunu da söylüyor.

ÖNCELİKIENDİRME EN ÖNEMLİSİ

Gündemleri doğru önceliklendir-mek, zamanı doğra yönetmek açısından en önemli husus. Önce-liklendirmede denge de önemli. Her şeyin bitirilmesi gereken bir zamanı (de-adline) ve aslında her şeyin çok önceden yapılması gerektiğini dikte eden bir iş dünyası var. İkinci önemli husus, özellikle yöneticiler için kaynakların doğru kullanılması ve delegasyonun iyi yapılması. Burada doğru ekip arkadaşlarıyla çalışmak önemli. “Bunlar becerilemediğinde kaos başlıyor. Önceliklendirmek, yetkilendirmek ve delege etmek zaman yönetiminin olmazsa olmazı. Zaman yönetimi de bir yetkinlik gibi gözükse de onu doğru yapmak için bu saydığımız farklı yetkinliklerin gelişmiş olması gerekir” diyen Enocta Genel Müdürü Tijen Armağan, “Zaman yönetiminin yanında iş ve özel hayat dengesini kurmayı sağlayan eğitimler de destekleyici oluyor” diye ekliyor.

Zaman yönetimi eğitimlerinin fiyatı kişi sayısına göre değişiyor. Kurumlar bir eğitimi belli çalışanları için aldığı gibi tüm çalışanları için de alabiliyor. Enocta’da B2B tarafında verilecekse en az 100 kişilik bir topluluk hedefleniyor. Kişi sayısına göre değişmekle birlikte 7 bin TL’den başlayan fiyatlar söz konusu. Armağan, “Zaman yönetimi ve zaman planlama eğitimlerimiz, Ocak-Mayıs 2015 tarihleri arasında en çok finans ve perakende sektörlerindeki çalışanlara verildi. Eğitim ve kamuda toplam 11 şirket bu eğitimleri çalışanları için aldı. BT, ulaşım, medya ve hizmet, lojistik, enerji ve maden, otomotiv, sağlık, turizm, inşaat olmak üzere yaklaşık 18 bin kişiye bu eğitimler verildi” diyor.

Fırat İŞBECER / Monitise MEA COO
Hayat kurtaran liste

Zamanımı göreceli olarak verimli kullandığımı düşünüyorum. Bu verimliliğe ulaşabilmek için dikkat edilmesi gereken birkaç temel faktör var. İlk başta yaşadığınız ve çalıştığınız mekan arasındaki mesafe ve trafik yoğunluğunu minimuma indirmeniz, daha sonra ofiste ve ofis dışında boşa kürek çekilen toplantıları azaltmanız lazım. En önemlisi ise angaryalardan kendinizi arındırmanız lazım. Ben üzerimdeki bir işin angarya katsayısı ile bana katacağı katma değer katsayısını kafamda çarparak o işin yapılıp yapılmayacağına karar veriyorum. Ayrıca günlük, haftalık, aylık hatta yıllık kontrol listesi yaparak ve önceliklerimi disiplinli bir şekilde yöneterek hayatımı daha verimli hale getirmeye çalışıyorum. Güncel kontrol listeleri gerçekten benim hayatımı kurtarıyor. Günlük hayatım “Outlook” üzerinden dönüyor. Takip ettiğim işleri buradan yönetiyor, takvimimi buradan düzenliyorum.

Burak ERİN / Randstad Türkiye Genel Müdürü
Zaman hırsızlarını tespit edin

Verimlilik sırrım öncelikle güne erken başlamak. Erken başlamanın ek zaman kazandırma, bölünmeden sakin çalışabilme imkanlarının yanı sıra motivasyonu artıran bir etkisi de var. Kritik olan konu mesai saati başlamadan ofiste olmak demek, bu önemli bir fark yaratıyor. Erken gelinen süreyi, iş arkadaşlarınız, ekip üyeleriniz, müşterileriniz tarafından bölünmeden, okunması gereken raporları okumak, gündemi takip etmekle geçirmek ve yapılacaklar listesini oluşturmak verimli çalışmaya katkı sağlıyor. Teknolojinin doğru kullanımı verimliliğe fayda sağlarken ciddi verimlilik kaybı da yaşatıyor. Tavsiyem, her mesaj, e-posta, sosyal medya bildiriminde ilgili mecraya bakmamak, bunu bir disiplin içinde belirli aralıklarda yapmak yönünde. Her çalışanın kendi koşullarına özel zaman hırsızları vardır, bunları tespit etmek verimlilik yolunda önemli bir başlangıçtır. Örneğin, İstanbul’da yolda geçen zaman gündemi takip etmek, sesli kitap dinlemek, online eğitim gibi araçlar ile gelişim adına kullanılabilir. Verim kazanmaya yönelik diğer tavsiyelerim ise, işlerin daha kısa sürede yapılmasını sağlayacak ilgili program ve araçların kullanımına yatırım yapmak, hayır diyebilmek, önemli-acil farkını bilerek bu dengeyi korumak, kendini tanımak ve buna uygun çalışma ortamları yaratmaya çalışmak, odaklanmak ve verim kaybı yaratan stresi daha iyi yönetmek.

Semih GÖRÜR / Somfy Ev Sistemleri Genel Müdürü
Gününüzü kaydedin

Ben bir yöneticinin işlerini delege etmek suretiyle organizasyonu için daha önemli konulara odaklanmasını, sıcak hava balonlarının fazla ağırlıklardan kurtularak yükselmesine benzetiyorum. Ağırlıklarınızdan kurtulursanız, daha rahat bir şekilde yükselirsiniz. Burada doğru ve sistematik delegasyon çok önemli… Ölçemediğiniz hiçbir şeyi doğru yönetemezsiniz. Bunu yapabilmek için de zamanınızı nasıl geçirdiğinizi kayıt altına almanız lazım. Bir ya da iki aylık bir süre boyunca gününüzü nasıl geçirdiğinizi kaydedin. Sonra, kaydetmiş olduğunuz bu bilgilere dayanarak yaptığınız işleri listeleyin. Bu işler içerisinde delege edebilecekleriniz varsa, ekibinizdeki doğru kişilere bu işleri delege edin. Delegasyon sonrasında da tabii ki belirli periyotlarla takip yapıp delege ettiğiniz işlerin yolunda gidip gitmediğini kontrol etmelisiniz.