ERP çözümleri mobil teknolojilerle bütünleşiyor

ERP mobille bütünleşiyor

Rekabetin yoğun olduğu ve bu rekabeti bilginin belirlediği koşullarda her şirketin entegre bir ERP sistemi kullanması zorunluluk haline geldi. Son dönemde ERP çözümleri mobil teknolojilerle bütünleşerek daha fazla esneklik sunmaya başladı.

BİLGİNİN akıl almaz bir hızla yayıldığı günümüzde rekabet giderek zorlaşıyor ve bu zorluk hemen her sektörde kendisini hissettiriyor. Bu nedenle şirketler için şüphesiz bu rekabet ortamında bilgiye daha hızlı erişmek, bilginin gücüyle verimliliği sağlamak ve rakiplerine fark atmak çok kritik hale geliyor.

Bunun yolu ise elbette iş süreçlerinin dijitalleşmesinden geçiyor. Dijitalleşme deyince bir şirket için akla gelen ilk adım ise kurumsal kaynakların daha iyi planlamasını sağlayan entegre yazılımlar. ERP yani “kurumsal kaynak planlama” yazılımları, bilgiye dayalı yönetsel karar vermenin kritik olduğu pazar koşullarında imdada yetişiyor. Son dönemde büyük veri, nesnelerin interneti ve mobil teknolojilerin yükselişinden bu yazılımlar da nasibini alıyor.

ERP yazılımları, bir şirketin satıştan muhasebeye, üretimden insan kaynaklarına, envanterden CRM’e, aklımıza Erg gelen tüm fonksiyonlarını kapsayan entegre bilgi sistemleri olarak tanımlanıyor. Malzeme ihtiyaç planlamasından müşteri ilişkileri yönetimine, insan kaynaklan yönetiminden tedarik zincir yönetimine birden çok modülü içinde barındıran ERP sistemi, bir şirketin tüm kaynaklarının birleştirilip, verimli olarak kullanılması için tasarlanıyor. Bu açıdan şirketlerin tüm süreçlerini uçtan uca takip edebilmesi ve bilginin tek kaynaktan doğru şekilde edinilmesi anlamında çok büyük öneme sahip.

ARTIK BİR ZORUNLULUK

Rekabet şartlarının değiştiği günümüzde şirketler ne kadar küçük ya da ne kadar büyük olurlarsa olsunlar işlerini yönetmek için modern sistemlere ihtiyaç duyuyor. Kuruldukları ilk zamanlarda çok klasik bir stok-muhasebe programı yeterli olurken gün geçtikçe karmaşıklaşan süreçlerine daha kapsamlı çözüm ihtiyaçları oluyor.

IFS Türkiye Yönetim Kurulu Başkan Yardımcısı Ergin Öztürk’e göre, süreçlerini kontrol altında tutmak ve izlenebilir kılmak, daha verimli, daha kaliteli üretim ve en sonunda da yüksek müşteri memnuniyetine ulaşmak için bir şirketin olmazsa olmazı ERP yazılımları. Öztürk, “ERP yazılımları rekabet için değişim ve global uyumun kapılarını açar. ERP yatırımı neticesinde hızlanmış bir işletme, anlık ve doğru veriye ulaşma, simüle edebilme, maksimum kapasite kullanımı, kurumsal hafıza, kişiye bağımlılıktan kurtulma, güvenlik ve kolay raporlama, tam kontrol, tüm süreçlerin entegrasyonu ve yalın iş akışları sağlanır. Bu nedenledir ki ERP yazılımları bir lüks ya da bir ihtiyaç değil bir zorunluluk haline gelmiştir” diyor.

KARAR ALMAYI KOLAYLAŞTIRIYOR

ERP sistemleri oluşturulan ortak veri tabanı sayesinde kurumsal bilgi bankası yaratılarak şirket içindeki bölümler arasında bilgi paylaşımını ve birbiri ile tutarsız bilgi miktarını azaltmak hedefleniyor.

ERP sistemleri ile veri kaydetme ve veri işleme sürecindeki hatalar azalırken, çalışanlar karar alma süreçlerinde zamanı verimli bir şekilde kullanabiliyor ve ihtiyaçları olan bilgilere hızlı bir şekilde ulaşabiliyor.

ABH Kurumsal Uygulama Hizmetleri Direktörü Atakan Karaman, “ERP sistemleri, kurum içi bilginin paylaşılmasını sağlayarak departmanların birbirleri ile entegrasyonunu kolaylaştırır ve güncellemeleri otomatik olarak gerçekleştirir. Bu özellikleriyle ERP, maliyeti azaltırken, karar almayı kolaylaştırıyor” diyor.

BİRÇOK ŞİRKETİN TERCİHİ

SAP, Microsoft, Oracle, IFS, IAS gibi uluslararası şirketlerin ERP çözümleri sıklıkla tercih edilirken yerli şirketlerden IFS, ABH, Bimsa, Nebim, Logo Yazılım, Netsis, Uyumsoft, CPM ve Micro Yazılım da ERP pazarında yazılım üreten şirketlerden. ERP sistemleri en çok endüstriyel üretim şirketleri tarafından tercih ediliyor. Ancak son yıllarda üretim dışında, perakende, sağlık, lojistik ve finans gibi sektörlerde faaliyet gösteren şirketler tarafından da tercih ediliyor. Son yıllarda kamu şirketlerinde de ERP yatırımı konusunda bir atak gözlemleniyor.

IDC, 2014 yılı raporunda Türkiye’de sistem altyapı yazılımları, uygulama yazılım geliştirme ve ERP, CRM, BI gibi iş uygulamalarının yer aldığı kurumsal iş uygulamaları pazarının toplam büyüklüğünü 689 milyon dolar olarak açıklıyor. Bu pazarın içinde kurumsal iş uygulamaları pazarını 131 milyon dolar ile ERP, 46 milyon dolar ile CRM/müşteri ilişkileri yönetimi, 24 milyon dolar ile BI/iş zekası, 18 milyon dolar tedarik zinciri yönetimi ve 17 milyon dolar diğer iş yazılımları arasında bölüşülüyor. IDC’nin raporunda kurumsal yazilim pazarının 2014 yılından itibaren beş yıl boyunca yıllık yüzde 9.3’lük bir bileşik büyüme oranı ile büyüyeceği belirtiliyor.

ÇOK SAYIDA AVANTAJI VAR

Son dönemde bu sistemler teknoloji dünyasının en önemli trendlerinden etkileniyor ve bu trendlerle bütünleşiyor. Bu sistemler artık nesnelerin interneti, mobilite ve büyük veri gibi teknolojilere uyumlu olarak kullanıcı deneyimini zen ginleştiriyor.

Bimsa SAP Danışmanlık ve Destek Müdürü Selmin Danış Öncül, büyük veri trendinden yola çıkarak şunları söylüyor: “ERP tarafmda son çözümler büyük veri gerçeğinden hareketle daha fazla veriyi operasyonel veritabanında tutabilecek ve hızlı sonuç üretebilecek şekilde hazırlanmaya başladı. Ayrıca dijital dönüşümün bir gereği olarak ERP çözümleri mobil çözümleri içine almış, daha fazla kullanıcı dostu ekranlar tasarlamış, daha kısa implementasyon süreleri ve bulut çözümler ile günümüz hızlı teknolojik iş dünyasına ayak uydurmuş durumda.”

“MOBİL BELİRLEYİCİ TREND”

ERP sistemlerini en çok etkileyen trendlerden biri şüphesiz mobilite. Mobilin hayatımızda artarak devam eden yaygınlaşması tabii ki ERP uygulamalarını da etkiledi. Pek çok ERP ürün sağlayıcı firma ürün gamlarını mobil platform sağlayacak şekilde genişletti. Bunun sonucunda da her geçen gün mobil ortamlardan da ERP’deki veriye erişim ihtiyacı artmaya başladı. Selmin Danış Öncül, bu durumu “Önceden sadece üst yönetim raporlama veya onay süreçleri için hazırlanan mobil çözümleri şimdi satın alma onay süreçleri gibi operasyonel akışı ve depo, mağaza gibi ortamlarda mobil cihazlardan direkt ERP uygulamalarının çalıştırılması operasyonel veri girişi seviyesine kadar indirgendi” diye özetliyor.

“YENİ ARAYÜZLER ÇOK FARKLI”

ERP kullanan firmaların en büyük problemi son kullanıcının kullanılan ERP sisteminin ekranlarını sevmemesi. “Hayatı tek tuşla akıllı telefonunuzdan yönetirken iş yerinizde gri ekranlı bol satirli sıkıcı bir sistem ile uğraşmazsınız” diyen Ergin Öztürk, IFS ERP uygulamalarının yüzde yüz mobile uygun olduğunu söylüyor ve ekliyor:

“IFS yaptığı kullanıcı araştırmalarında bunu 10 yıl önce görerek bu alanda yoğun bir Ar-Ge çalışması yaptı. Endüstriyel tasarımcıların yaptığı ara yüzlerle son kullanıcıların seveceği özellikler ve ekranlar getirildi. Aynı zamanda bu ekranlar yüzde yüz mobile de uygun durumda. Ayrıca çok özel mobil aplikasyonlar da geliştirildi. Örneğin seyahatte yaptığınız harcamaları dönmeyi beklemeden sisteme mobil uygulama üzerinden girebiliyorsunuz veya hızlı rapor aplikasyonu ile sisteme giriş yapmadan dünyanın her yerinden şirketinizi takip edebiliyorsunuz. Saha satış elemanları için geliştirilen özel CRM modülü ile müşteride yapılan tüm aktivitele-ri kayıt altına alabiliyorsunuz.”

ESNEK HALE GELECEK

Teknolojinin hızlı gelişimine bağlı olarak bulut bilişim, artırılmış gerçeklik, büyük veri, nesnelerin interneti (IoT) ve Endüstri 4.0 gibi kavramlar hayatımızın içine girdi. İnternet teknolojilerinin gelişimi ile “nesnelerin interneti” ve bu etkiyle 4. Endüstri Devrimi başladı. Kendi kendini yönetebilen, denetleyen ve optimize eden tamamen bilgisayar ve internetle yönetilebilen gerçek zamanlı “Akıllı Fabrikalar” artık konuşuluyor.

Ergin Öztürk’e göre, birbiriyle konuşabilen süreçler ve makinalarla olaylara karşı anlık tepkimeler ile doğru karar almmasını sağlamak ve tam entegre sistemler kurmak, ERP’lerin şirketlerdeki konumunu daha da önemli hale getiriyor.

Öztürk, “Kurumsal yazılımların iş süreçlerindeki verimliliği artırırken teknolojiyle paralel olarak gelişmesi ve kullanıcı deneyimini de yüksek tutması gerekiyor. IFS’in vizyonu da son 10 yıldır bu doğrultuda ilerliyor. Kurumsal iş yazılımına entegre olarak Google glass, iWatch gibi giyilebilir teknoloji ve kurumsal sosyal medya entegrasyonları ve artırılmış gerçeklik uygulamaları ile ERP’den faydalanma oranlarını maksimuma çıkarırken, son kullanıcıların sevdiği bir ERP platformu ile de çalışma imkânı sunuyoruz” diyor.

YENİ SÜRÜMLER DAHA İŞLEVSEL

ERP sistemleri bu teknolojik trendlerle daha esnek hale geliyor. “Bu esneklik, şirketlerin ihtiyaçları doğrultusunda farklı sistemleri bir araya getirerek en uygun çözümü bulmalarına imkan vere cek. Böylece şirketlerin ana iş fonksiyonlarını oluşturan finans, tedarik zinciri yönetimi, insan kaynakları ve CRM gibi fonksiyonlar, esnek ERP sistemlerine kolayca entegre edilebilir olacak” diyen Atakan Karaman dolayısıyla önümüzdeki dönemde ERP sistemleri ile ilgili en önemli trendin esneklik olacağım söylüyor.

ERP giderek daha çok şirketin ilgisini çekiyor, ancak ERP hakkında karar vericilerin netleştirmesi gereken bazı noktalar var. Kurumun bir ERP yatırımına ihtiyacı var mı, hangi yazılımı seçilmeli gibi konulara öncelikli olarak karar vermesi önemli.

“ERP yatırımı geniş kapsamlı, ve stratejik bir yatırımdır. Dolayısıyla doğru karar vermek önemlidir. Başlangıçta hedeflerin, ne istenildiğinin, nereye varılacağının çok iyi bilinmesi gerekmektedir” diyen Atakan Karaman, bununla birlikte firma süreçlerine uygun gerekli sistemin tanımlanması, tanımlanan sistemin araştırılması, aday çözümlerin ve sistemleri tanımak için uygulama yapılması ve tüm bu süreçlerden elde edilen bilginin analiz edilerek seçim yapılmasının çok kritik olduğunu söylüyor.

İŞİNİN EHLİ EKİP ŞART

Bu firmanın kendini analiz ederek ihtiyaçlarını belirlemesi, buna uygun bir ERP çözümü seçimi ve bu çözümün şirkete uygun hale getirilmesi yani implementasyon süreci, ERP projesinin en temel adımlarından. Ancak bu süreçte yapılan yanlışlar da var. Ergin Öztürk, bu yanlışlardan birinin her ERP’nin her şirket için uygun olduğunun düşünülmesi olduğunu söylüyor:

“Bu yanlış algının kaynağı ise ERP’ye duyulan ihtiyacın tam olarak kavranamaması. ERP uygulamalarına duyulan ihtiyacın ortaya konması aşamasında, ihtiyacın çıkış noktası farklılıklar gösterebilir. Öncelikle ERP projelerinde başarının üç temel ayağının olduğunu belirtmek gerekiyor, ilki yazılımın firmanız için uygunluğu ve sunulan çözümün kapsamı, diğeri ERP sisteminin kurulacağı firmanın ekibinin yetkinliği ve bu projeye ayırdığı zaman ve üçüncüsü de yazılımın danışmanlığını verecek ekibin yetkinliği. Kurulum yapmadan önce şirketlerde bu işi başından sonuna kadar götürecek yetkin bir ekip olmalı.”

SONRASI DÜŞÜNÜLMELİ

Kurumlar ERP seçimi yaparken öncelikle uzun bir süre kurumla birlikte yaşayacak ve evrilecek bir çözüme karar vereceklerini unutmamalı. Selmin Danış Öncül, “Yapacakları yatırım stratejik planları ile paralel olmalı, önlerindeki beş sene için ihtiyaç duyacakları süreçleri destekler bir çözüm olmalı. Ayrıca seçecekleri ERP çözümünün teknoloji değiştikçe yeni versiyonlarının çıkabiliyor olması, destek hizmetlerinin sağlıklı veriliyor olması, implementasyon sürecinde danışmanlık alabilecekleri alternatif kaynakların Türkiye pazarında yer alıyor olması önem taşıyor” diye uyarıyor.

Son olarak ERP çözümleri uygulama katmanın çalıştıkları için hangi veritabanları ve donanımlar ile uyumlu çalışabildikleri buralardaki toplam sahip olma maliyetleri de mutlaka araştırılmalı. Ayrıca seçim sürecinde sadece alternatif ERP paketlerinin lisans maliyetleri değil, danışmanlık maliyetleri de dikkate alınmalı; mümkünse lisans kırılımla-rına karar verilirken danışmanlık firmalarının yorumları ve de uzun dönemli kaba proje takvimleri de dikkate alınmalı. Bu sayede gereksiz yere baştan fazla ya da eksik lisans alınmasının ya da bakım maliyetlerinin gereksiz yere erken ödemeye başlanmasının önüne geçilmiş olur.

E-dönüşüme entegre ölmek önemli

Hemen her sektörde ciddi bir dijitalleşme yaşıyor.Artik kağıt ve eski hantal süreçler ortadan kalkıyor Şirket kaynaklarını daha verimli kullanmak ve şirketler arası entegrasyonu daha verimli kılmak adına tüm süreçler elektronik ortama geçiyor.  e-fatura e-defter. e-arşıv, yem nesil yazar kasa gibi uygulamalarla bir e-dönüşüm fecini başlatm|Ş oldu. Yeni nesil yazar kasalarla şirketler kullandıkları ERP’leri entegre etmek zorunda.

Nebim yetkilileri bu süreçte firmaların ERFlerinjn başka sistemler ile entegrasyona açık olması gerektiğim belirtiyor. Türkiye’de devletin e-donuşum vizyonu özel pntearatörlerin çözümleri, perakende sektöründe örneklerinin yaygınlaşmaya başladığı çok sadakat uygulamaları ve lojistik gibi süreçlerin outsource edilmeleri; ERP’lerin başka sistemler ile entegrasyona daha açık olmalarını tetikleyen faktörlerin başında geliyor.

Seçim yaparken bunları dikkate alın

Kurumsal hedeflere uygunluk
iş süreçlerine uygunluk
Tedarikçi destek ve hizmetlerinin değerlendirilmesi
Kurumsal değişim planlarının değerlendirilmesi
Yazılım işlevselliğinin değerlendirilmesi
Yazılımın teknik altyapısının değerlendirilmesi
Mevcut işletim sistemi, donanım ve veritabanlarıyla uyumluluğu
Modüler mimari Gelişmiş raporlama seçenekleri
Web tabanlı uygulama desteği
Lisans maliyeti Danışmanlık ve eğitim maliyeti
Yıllık bakım maliyeti