Kobi’lerin Finansal Konularda Kurumsallaşması

24 Temmuz 2017Son güncelleme: 24 Temmuz 2017

0 130

Ülkemizde faaliyet gösteren KOBİ’lerin karşılaştığı en önemli ve temel sorunlardan biri, kuruluş aşamalarından başlayarak yatırım, hammadde, tedarik, işleme, pazarlama, teknoloji yenileme, büyüme ve rekabet konularında finansman güçlüğü çekmeleri. Bunun yanında işletme içinden kaynaklanan finansal verimsizlikle, KOBİ’ler işletme sermayelerini yitirebilecek noktalara kadar gelebilmekte. KOBİ’ler normal faaliyet döngüsü içerisinde; sipariş-tedarik-depolama-üretim-satış-sevk aşamalarının birçoğunda finansal işlemler yapmakta. Bu finansal işlemler; şeffaf, az maliyetli ve kontrole açık olmadığı sürece KOBİ’lerin kurumsallaşmaları mümkün değil. Bu nedenle işletmelerin bu temel döngülerindeki aşamaların, finansal açıdan nasıl kurumsal bir yapıya kavuşturulacağı çok önemli bir konu.

SİPARİŞ ve TEDARİK AŞAMASI

Satın alma departmanı, depo, satış, pazarlama hizmetleri, finansman ve muhasebe departmanlarından bağımsız olmalıdır.
Sipariş talepleri bir yetkili tarafından onaylanmalıdır.
Satın alma talebini yapan departman yöneticileri tarafından aşağıdaki hususlar açısından gözden geçirilmelidir;
Teslim tarihi
Masraflar
Birim fiyatı ve tutarı
Ödeme süresi ve şekli
Kalite kontrol, mal girişi, fatura, irsaliye ve mal miktar kontrolü, muhasebe kaydı işleri birbirlerinden bağımsız personel tarafından yerine getirilmelidir.
Satıcının mali durumu, mal kalitesiyle ilgili karşılaşılmış olan problemler, iade edilen malların durumu, teslimat problemleri ve ilgili dokümanlar iç piyasa ve dış piyasa için ayrı ayrı olmak üzere satın alma yöneticileri tarafından dosyalanmalıdır. Bu dosyalar belirli dönemlerde bir revize edilmelidir.
Mal ve hizmet alımı ile ilgili masraflar satın alma yöneticileri ve muhasebe departmanları tarafından ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Bu masraflara ilişkin belgelerin ekinde yer aldığı masraf listeleri, imzalı “satın alma emirleri” ve alım faturaları ile birbirleri üzerine numaraları yazılmak suretiyle ilişkilendirilmelidir.
Belirli bir cironun aşılması halinde tedarikçilerden alınacak iskonto veya ciro primlerinin takibi satın alma ve muhasebe departmanları tarafından ayrı ayrı yapılmalıdır. Bu tür prim ve iskontolar yazılı anlaşmalara bağlı olmalı ve anlaşmanın bir örneği muhasebe departmanına intikal ettirilmelidir.
Mal ve hizmet alımları ile ilgili yılda bir kez bir üst limit belirlenmelidir. Bu limitlerin altındaki alımlar bütçe dâhilinde satın alma ve finans sorumlusunun onayı ile bu limiti geçen alımlar ise satın alma ve genel müdür onayı ile yapılmalıdır.
Malzeme ve hizmet satın alınabilecek “Onaylı Tedarikçi Listeleri” satın alma departmanları tarafından geçmiş yıl tecrübeleri ve dosyalanmış olan satıcı analizleri göz önüne alınarak belirli dönemlerle revize edilmelidir. Bu listeler satın alma yöneticileri tarafından dosyalanmalıdır.

DEPOLAMA AŞAMASI

Depolarda görevli personel, satın alma, satış ve muhasebe kayıtlarını tutan personelden bağımsız olmalıdır.
13 üçüncü şahıslara ait depolarda saklanan Şirket stokları için Depo Elemanı tarafından her ay sonu itibariyle, Şirket depolarındaki üçüncü şahıslara ait stoklar için ise belirli dönemlerde (önerilen altı ay da bir) mutabakat yapılmalı ve mutabakatsızlık durumunda, sebepler Depo Elemanı tarafından araştırılmalı ve sonuçlar yöneticiye mutabakatların bir kopyası ile birlikte gönderilmelidir.
Stok girişlerini yapan personel, satışları gerçekleştiren, satış faturalarını düzenleyen ve satın alma kayıtlarını kaydeden personelden bağımsız olmalıdır.

Stok takip sistemi;

Muhasebe Departmanında cins, miktar ve tutar,
Depoda ise cins ve miktar bazında izlemeye elverişli olmalıdır.
Muhasebe tarafından stok sayımının ne şekilde yürütüleceğini açıklayan bir sayım planı ve sayım yönergesi oluşturulmalıdır.
Fiili sayım sonucu ile stok kayıtları arasında çıkan farklılıkların sebepleri Depo Sorumluları ve Muhasebe Departmanı tarafından kaynağına inilip araştırılmalıdır.

HİZMET YA DA MAMUL ÜRETİM AŞAMASI

İşletmenin hizmet ya da mamul iiretim aşamasında gereksiz stoklama, sarf malzemesi israfı gibi konulara önem gösterilmeli ve varsa engellenmelidir.
Muhasebe kayıtları ile karşılaştırılabilir sabit kıymet listeleri oluşturulmalıdır. Bu listelerde sabit kıymetlere kullanıldıkları departmanlar ve cinsleri itibariyle kodlar verilmeli, aynı kodların sabit kıymetlerin üzerinde de yer almasına dikkat edilmelidir.
İşletmede, her personel için ayrı bir personel sicil dosyası oluşturmalıdır. Sicil dosyaları yetkili olmayan personelin ulaşamaması için kilitli dolaplarda muhafaza edilmelidir.
İşe alınan her personel ile mutlaka hizmet akdi yapılmalıdır. Bir kopyası personele ait sicil dosyasında saklanmalıdır.
Ücret ödemeleri ile ilgili olarak aşağıdaki işlemler farklı kişiler tarafından yapılmalıdır:
Bordronun hazırlanması,
Bordronun ödeme onayı,
Ücret ödeme işlemleri,
Bordronun muhasebe kayıtlarına aktarılması,
Personel sicil dosyalarının hazırlanması.
Ücret ödemeleri banka aracılığı ile yapılmalıdır.
Çalışanlara ait izin ve diğer haklar izlenmeli, çalışanlara hakları karşılığında yapılan tüm ödemeler imza karşılığında yapılmalı ve dosyalanmalıdır.

SATIŞ VE TAHSİLAT AŞAMASI

El Müşteri muhasebe kayıtlarına finansman departmanı dışından bir personelin, direkt olarak ulaşması engellenmelidir.
Tahsilata yetkili personel listesi finansman müdürü tarafından belirlenmeli, yönetici tarafından onaylanmalıdır.

Yukarıda da kısaca açıklamaya çalıştığım gibi; KOBİ’ler finansal kaynakları, insan kaynakları, yönetim ve organizasyon yapısı nispeten küçük olan işletmelerdir. Bu küçüklük birçok soruna neden olsa bile, işletme içi bürokrasi azlığı gibi faydaları da mevcut. Bu nedenle KOBİ’lerin tam anlamıyla kurumsallaşması orta ve uzun vadeli stratejilerle gerçekleşecektir. Daha kısa vadede de KOBİ’lerin finansal konularda kurumsallaşması hem işletmenin sürdürülebilirliği hem de iç kontrol yapısının kurulması açısından önem arz etmekte. Tüm bunlardan görülmektedir ki işletmelerin sürdürülebilirliğini sağlamada anahtar rollerden birisi işletmelerdeki muhasebe fonksiyonudur. Bu nedenle işletmelerde “herkes bilmesi gerektiği kadar muhasebe bilmelidir.” Bu ifadeden hareketle, uluslararası bir yayında, muhasebenin ne olduğu sorusuna verilen cevabı sizinle paylaşmak isterim.

Muhasebe;