Kurum içi sosyal ağlar ve kurum içi iletişim

BEYAZ YAKALI BİR ÇALIŞAN, HAFTADA 28 SAATİNİ E-POSTA YAZARAK, GELEN İLETİLERİ OKUYARAK YA DA BU İLETİLERİN İÇİNDE BİLGİ ARAYARAK HARCIYOR HEM BU ZAMAN KAYBININ ÖNÜNE GEÇMEK HEM DE YENİ NESİL ÇALIŞANIN DAHA VERİMLİ ÇALIŞMASINI SAĞLAMAK İÇİN KURUM İÇİ İLETİŞİM VE İŞBİRLİĞİ ARAÇLARI GİDEREK ÖNE ÇIKIYOR BU ARAÇLAR SAYESİNDE ÇALIŞANLARIN ÜRETKENLİĞİNİ YÜZDE 25 ORANINDA ARTIRMAK MÜMKÜN.

McKinsey tahminlerine göre, sözü edilen 900 milyar dolarla 1.3 trilyon dolar arasındaki ek değerin üçte ikisini kurum içi iletişim ve işbirliği araçlarının güçlendirilmesiyle ortaya çıkacak verimlilik artışı sayesinde elde etmek mümkün. Rapor bu araçların kurum içinde etkin kullanılması sonucunda çalışanların üretkenliğinde yüzde 20-25 artışın mümkün olacağını vurguluyor. Evet, sosyal ağlar dijital dünyanın en önemli iletişim aracı ve bu ağlar esnek, görsele dayalı, hızlı ve bütüncül yapısı nedeniyle şirket içi iletişimde gün geçtikçe daha fazla tercih ediliyor. Çünkü yeni nesil çalışanlar, kurum içi iletişimde e-postanın hantal yapısından kurtulup daha esnek bir iletişim talep ediyor.

Kurum içi ağlar ya da kurum içi anlık mesajlaşma uygulamaları gibi sosyal araçlar, son zamanların en fazla konuşulan teknolojilerinden. Ve bu teknolojiler, gelecek yıllara damgasını vuracak gibi duruyor. Gartner’a göre 2015 yılma kadar büyük şirketlerin yüzde 40’ı kurumsal Facebook’unu kurmuş olacak. Gartner’m bu tahmini gerçekleştirmesindeki en büyük etken ise Y kuşağının kendine has iletişim şekli. Yapılan araştırmalar, geleceğin yöneticileri olacak Y kuşağının e-posta okumadığını gösteriyor. Beş dakikada bir telefonunu kontrol eden bu kuşağın iletişimi, anlık mesajlaşma uygulamaları ve sosyal ağlar üzerinden gerçekleşiyor. Bu ağlar karşısında ise artık e-posta giderek popülerliğini yitiriyor.

Y kuşağının yanı sıra e-postayı gündemden düşüren bir önemli etken de zaman kaybı. McKinsey’e göre, beyaz yakalı bir çalışan haftada 28 saat e-posta yazarak, gelen iletileri okuyarak ya da bu iletilerin içinde bilgi arayarak harcıyor. 2014’te “sıfır e-posta” stratejisini hayata geçirmeyi planlayan Atos’un verilerine göre ise e-postalann yaklaşık yüzde 85’inde gerekli olmayan içerikler yer alıyor; yüzde 15’i de ayrıştırılması gereken içeriklerle dolu. Ve yönetim kadroları, haftada yaklaşık 15-20 saatini e-postalann içerisinden doğru bilgilere ulaşabilmek ve değerlendirebilmekle geçiriyor. Bu da çalışan için ciddi bir zaman kaybı…

Yetenekleri de geliştiriyor

McKinsey’e göre, özellikle bilgi yoğun sektörlerde e-posta kullanımının yüzde 25 oranında azaltılması, çalışana haftalık mesai içinde yüzde 7-8 oranında ek vakit kazandırabilir. Yine kurum içi sosyal ağların devreye girmesiyle, çalışanın e-posta içinde bilgi arama işlemini yüzde 35 oranında azaldığı takdirde haftalık mesai içinde yüzde 6 oranında daha fazla vakit elde etmek mümkün. Kurum içi iletişimi ve işbirliği güçlendiren araçların tek avantajı çalışana zaman kazandırmak değil tabii. Çoklu iletişim sağlayan bu araçlar, aynı zamanda çalışanın yeteneklerini de geliştiriyor.

E-posta ve telefon özellikle birebir iletişim için uygunken, pek çok kişinin aynı anda fikir alışverişinde bulunmasını sağlayan kurum içi ağlar ise çoklu iletişimde daha sosyal bir kanal oluşturuyor. Bu açıdan çalışanı kişisel olarak geliştiren bu teknolojiler, maksimumum verimin de kapısını açıyor. Ve kurum içi ağlar sadece iletişim faaliyetlerinde değil kurum içinde pek çok alanda kullanılıyor. PERYÖN Yönetim Kurulu Başkanı Yiğit Oğuz Duman, “Kurum içi sosyal ağlar, çalışan organizasyonu, performans yönetimi, eğitim-gelişim yönetimi, yetenek yönetimi, iç iletişim gibi insan yönetiminin birçok alanında kullanılıyor” diyor ve ekliyor: “Bu ağlar, çalışan deneyimi aktarımı, fikirlerin paylaşılması, bir nevi şirket içi eğitim ortamı yaratması açısından son derece faydalı”.

Atos iddialı

Kurum içi sosyal ağlar, e-postanın yapamadığı pek çok şeyi sunması bakımından da önemini artırıyor. Bu sosyal platformlar çok sayıda iş rutinini entegre ederken, çalışanın birden fazla işi yapabilmesini sağlıyor. Örneğin çalışan meslektaşlarıyla iletişim kurarken, ağ içinde rapor ya da paylaşılan dosyaları inceleyebiliyor, ilgili yenilik hakkında yorum yapıp birden fazla kurumiçi bilgiyi görüntüleyebiliyor. E-postayı kaldırmaya yönelik iddialı çalışan şirketlerin başında Atos geliyor. 2014’te “sıfır e-posta” stratejisini hayata geçirmeyi planlayan şirket, çalışanların daha verimli bir şekilde iş süreçlerine aktif şekilde katılımını sağlıyor.

Chat riski hep var

Özellikle çalışanlar arasında kurum içi iletişimini daha esnek hale getirmesiyle tercih edilen kurumsal sosyal ağlar, şirket içi tüm iletişimin kontrol altına alınmasını sağlıyor. Şirket çalışanlarının sosyal ağları kullanmasına izin vermeyen birçok şirket olduğunu göz önüne aldığımızda, gizlilik endişesini kaldırması açısından kurumsal sosyal ağlann öne çıkması şaşırtıcı değil. Çalışanların bu ağlarda organize olması ve öte yandan da e-postanın karmaşıklığından sıyrılıp iş akışının hızlanması, kurum içi sosyal ağların başlıca avantajları. Bu ağlann riskleri de yok değil tabii. Şirket içi iletişimi kolaylaştıran bu ağlarda çalışanlann kendi aralann-da chat yapma risklerine de dikkat çekiliyor. Çalışanlann bu ağlarda kendi aralarında özel konuşmalar gerçekleştirmesi mümkün elbette.

PERYÖN Yönetim Kurulu Başkanı Yiğit Oğuz Duman, konuya farklı bir bakış açısı getiriyor: “Çalışanların chat yapmasının bir ‘risk’ olduğunu düşünmüyorum. Hatta chat yapmalarının iletişimi arttırma, birbirini anlama ve takım çalışması konusunda fayda sağlayacağını söyleyebilirim. Şirketlerin yönetim sistemlerini ‘güven’ üzerine kurmaları, çalışan mutluluğunu ve verimini arttırırken şirketin iş sonuçlarını da olumlu etkileyecektir” diyor ve şirketlere chat riski konusunda şunları öneriyor: “Chat yapılmasının risk olduğunu düşünen şirketler etkin performans değerlendirme sistemleri kurarak, kurumsal yönetim konusunda çaba göstererek ‘zaman/perfomans kaybı’ olarak gördükleri hareketlerin önüne geçebilirler”.

Sofistike arama motorları

Chat riski dışında kurum içi ağlar konusunda aşılması gereken bir diğer sorun ise yöneticiler. Araştırmalara göre, yöneticilerin yüzde 40’ı çalışanın işten kaytaracağını düşünerek sosyal ağlara sıcak bakmıyor. Her şeyden önce sosyal teknolojilerin sunduğu milyar dolarlık potansiyelden fayda sağlamak için açık, şeffaf ve işbirliğini güçlendiren bu araçların kullanımını benimseyecek yöneticilere ihtiyaç var. Bu ağların yaygınlaşmasını sağlayacak bir diğer önemli etken ise bilgi ve içerik arayan çalışanların kolaylıkla ilgili bağlantıyı bulabilmesi için gereken sofistike arama motorları… E-postalarm içerisinden doğru bilgilere ulaşabilmek için ciddi bir zaman kaybı yaşayan çalışanların bu arama motorlarıyla zamanı doğru kullanması kaçınılmaz.

THY, ilkler arasında

Türkiye’deki şirketlerin kurum içi iletişim araçlarına ilgisine baktığımızda ise yine raporda belirtildiği gibi en çok finans, telekom, otomotiv, enerji ve lojistik şirketlerinin ağırlıklı kullanımını görüyoruz. Örneğin kurumsal sosyal ağ fikrini Türkiye’de ilk gerçekleştiren şirketlerden biri THY oldu. THY’nin Crewrest adını verdiği sosyal ağ, sayısı yaklaşık 5 bin 500’ü bulan kabin ekiplerinin birbirlerini tanımaları, iletişimlerini güçlendirmeleri, yeni kabin ekiplerinin kurumsal aidiyet ruhunun oluşturulabilmesi amacıyla kuruldu.

THY’den aldığımız bilgilere göre, Crewrest oluşturulurken öncelikle temel içeriklere hızlı ve kolay erişimin sağlanması amaçlandı. İçeriğinde her kabin ekibi üyesine ait, istediği kişileri takip edebileceği bir kullanıcı profili oluşturuldu. Kullanıcıların ilan yayınlayabildikleri, ülke ve şehirler hakkında bilgi ve fotoğraf paylaşımı yapabildikleri ve aynı zamanda çeşitli anketlere de katıldıkları bir site hazırlandı. Katılımcıların gönderileriyle de renklenen site, kullanıcılarının anılarını paylaştığı bir arşiv işlevi de görüyor. Günlük ortalama 200 kişi ağa giriş yaparken, aylık ortalama 6 bin giriş yapılıyor. Bu kadar yüksek sayıda kullanıcının eşzamanlı erişim sağladığı ve geri bildirim verdiği site, THY’ye geliştirmesi gereken konularda daha hızlı harekete geçme imkanı sunuyor.

Toyota iletişimi ciddiye alıyor

TTMS Portal: Bu sayfa üzerinden Toyota çalışanlarının doğum günlerinden çocuğu olanlara dek bir çok bilgi paylaşımı yapılıyor. Yine çalışanlara yönelik birçok aktivite bu portal üzerinden paylaşılıyor. Media Server: Toyota CEO’sunun aylık bayi sesleniş çekimlerinden bayi toplantılarına, şirket toplantılarından çeşitli sosyal aktivitelere kadar birçok video ve resim paylaşımı yapılan ortam sayesinde çalışanlar arasında bilgi akışı hızlı bir şekilde yayılıyor. Sametime: Toyota’nın kurumiçinde online chat platformu olan Sametime, sayesinde çalışanlar zamanı daha etkin kullanıyor.

TURKCELL ŞİRKET İÇİ AĞDA İNOVASYON YARATIYOR
YUSUF ÖZER
Turkcell Kurumiçi İletişim Direktörü

İnside isimli sosyal ağyapımızda çalışanlarımızın aynen Facebook’ta olduğu gibi kendilerine ait duvarları ve profilleri var. ilgi duydukları grupların içeriklerini ya da şirket içi kurumsal haberleri duvarlarından takip ediyorlar. Duvarlarına düşen paylaşımlara yorum yapıp beğeni gönderebiliyor ve farklı gruplarla paylaşabiliyorlar. Ayrıca bu platform üzerinde çalışanlarımıza grup kurma olanağı da getirdik. Çalışanlarımızın oluşturduğu sosyal gruplar ile toplam sosyal grup sayısı 78 ve tüm bu gruplara toplam üye sayısı 7 bin 294. Şu anda intranetimizi yaklaşık 12 bin kişi kullanıyor.

Bu ağ sayesinde grup şirketleri çalışanları arasındaki iletişimi de artırdık. Diğer yandan iş süreçlerini sosyalleştirerek verimlilik sağladık. İnsan Kaynakları departmanı tüm açık pozisyonları burada yayınlamaya başladı. Böylece çalışanlar, tüm grup şirketleri içerisindeki açık pozisyonlardan haberdar olabiliyor ve e-posta yerine duvarında gördüğü linkten hemen başvuru yapabiliyorlar. Sosyal ağlar ile şirket içi inovasyona da katkı sağladık. Çalışanların bu platformda fikir paylaşımları yapmalarını sağladık. Paylaşılan fikirler gelen beğeni ve yorumlarla zenginleştiriliyor ve öne çıkan fikirleri hayata geçirmek için aksiyon alıyoruz.