M-Files ECM

M-Files şirketinizdeki iş süreçlerinin oluşturulması ve mevcut iş süreçlerinde oluşturulan dokümanların (örneğin teklif dökümanları, sözleşmeler, insan kaynakları departmanına ait personel evrakları…) yine iş süreçleri içinde iş akışı ile ilişkili olarak arşivlenmesi ve yönetimini sağlamak üzere tasarlanmış bir içerik yönetim yazılımıdır.

M-Files Finlandiya menşeili bir yazılım olup Ağırlıklı Avrupa ülkeleri olmak üzere 70 ülkede 25 farklı dilde satışı yapılmaktadır. Dünya’daki en çok tercih edilen içerik yönetim yazılımlarından olup Avrupa’da 20 000’in üzerinde kurum ve kuruluş tarafından kullanılmaktadır. Biz Mechsoft olarak beş yıldır M-Files’ın Türkiye’deki temsilciliğini yapmaktayız.

• Microsoft’un tüm uygulamalarına (tüm M.S. Office ürünleri, Dynamics, sharepoint ve diğer Microsoft ailesi ürünleri) %100 uyumlu olup Windows kullanım alışkanlıklarınızı hiç değiştirmeden ve yeni bir programa adaptasyon süresini en aza indiren, platformdan bağımsız olarak her türlü ortamda kullanmanıza izin veren rakipsiz bir üründür. (pc üzerine kurulacak bir uygulama ile iş yerinde veya evden şirket dökümanlarına ulaşmak amacıyla kullanılabileceği gibi web browser üzerinden veya mobil cihazlardan kullanımı)

• Windows kullanımından alışık olduğumuz tüm komutlar, klavye kısa yolları, sağ tuş özellikleri ve sürükle bırak seçenekleri M-files’da da çalışır. Böylece kullanıcı yeni ürünü kullanmaya hemen başlar ve öğrenmek için ilave vakit harcamaz.

• M-files Microsoft gold partner olup, tüm Ms office ürünlerine eklenti olarak eklenir ve M-files sekmesi olarak uygulamalarda yer alır. M-files Office kullanıcılarına kullanımı kolaylaştıran pek çok özellik sunar.

• Database’leriniz üzerinden uygun formatta hazırlanmış bilgileri alarak kendini güncelleyebilir. Mevcut muhasebe programlarınızın çalıştığı veri tabanları olan Firebird, SQL veya Oracle database’leriniz ile entegre olur, xml ve hatta excel formatındaki datalarınızı M-Files’a entegre edebilir ve bu datalarınızı M-Files içinde eş zamanlı kullanabilirsiniz.

• Eğer firma tarafından yeni bir SQL lisansı almak istenmiyorsa M-Files yazılımının bütünleşik geldiği Firebird veritabanı rahatlıkla kullanılabilir.

• Firmanız içinde oluşturulmuş bir Domain yapısı var ise kullanabilirsiniz. M-Files Active directory yapısına tam olarak uyumludur ve istenir ise kullanıcı profillerini windows içinden izinleri ile birlikte alarak kullanabilirsiniz single sign on özelliğini destekler ve istenirse Windows’un açılışı ile kullanıma hazır hale gelir.

• İş süreçleri içinde birbirini tetikleyen farklı iş akışları düzenlenebilir, bu iş akışları üzerinde onay ve karar mekanizmaları çalıştırılabilirsiniz. Yapı firmanın ihtiyaçlarına göre sınırsız şekilde genişletilebilir ve uyarlanabilir.

• M-Files ile farklı lokasyonlardaki birimlerin datalara, görevlere ve dosyalara (dev boyutlardaki autocad dosyaları, photoshop dokümanları ve diğer pek çok dosya formatındaki dosya)sadece saniyeler içinde ulaşabilmesi için ileri mühendislik çalışmaları yapılmıştır.

• Kullanıcılar dosyaları açmadan program içinde ön izleme yapabilir, ön izleme içinden kopyala yapıştır yapabilir. Her hangi bir tarayıcıdan gelen hard copy dokümanın ocr taraması ile içeriği seçilebilir pdf’e dönüştürülebilmesi özelliği sayesinde resim formatındaki bir dokümanın içinde geçen bir metne dokümanlarınız içinde arama yaptırarak ulaşabilirsiniz.(örneğin jpeg formatında kaydedilmiş bir fatura yada teknik servis fişi düşünün). Hatta bu özellik sayesinde örneğin; firmanıza gelen faturaların sadece tarayıcıdan geçirilmesi ile direkt gider kalemi olarak muhasebeleştirilmesinde kullanabilirsiniz.

• Tüm office dosyaları, mailler, pdf belgeleri, autocad, video, müzik dosyaları ve daha birçok formattaki dosyayı kolaylıkla arşivler ve evrak üzerindeki değişiklikleri versiyon bazlı kaydeder. Geçmiş versiyonlardan herhangi birini tek tıklamayla geri almanız veya değişikliğin yapılma tarihi, ve gerçekleştiren kişi bilgilerine erişmeniz mümkündür. Dokümanların düzenlenmiş yeni versiyonlarını kaydederken Windows’da kullanmak zorunda olduğunuz “farklı kaydet” özelliğinden ve yeni isimler belirleme, bir isim standardı oluşturmaya çalışma, iç içe klasörlere yerleştirme zahmetinden sizi sonsuza kadar kurtarır, her hangi bir dokümanı kaydetmek için “kaydet” demek yeterlidir M-Files dokümanları sizin isimlendirme standardınıza göre otomatik olarak isimlendirir ve takip eder.

• M-files sayesinde Firmanızdan gönderilen dokümanların ortak şablonlarda (teklif mektupları, sipariş formları, şirket içi yazışma dokümanları, insan kaynakları tarafındaki izin talep formları ve personel zimmet belgeleri,…) hazırlanması, şablon üzerindeki evrakların sizin belirlemiş olduğunuz kurallar çerçevesinde firmanızın antetli kağıdında, belli bir sıra, takip numarası izlemesi m-files ile son derece kolaydır üstelik editör olarak o dosya uzantısını açmakta kullandığınız programın haricinde bir editör kullanmanıza gerek yoktur (teklif mektubunu oluştururken muhasebe programının zorunlu tuttuğu form ve biçim yerine MS. Word kullanır; Word’ün sağladığı tüm kolaylıkları ve yeteneklerden faydalanırsınız.

• Kişilere oluşturulan görevlerin tekrar takip edilmesine gerek yoktur, M-Files bunu sizin için yapar dilerseniz bir kişi veya gruba görev atayabilir görevlere bir bitiş süresi belirleyebilir ve bu bitiş süresinden belli bir süre önce size ve görevli kişiye hatırlatma yapılmasını, görev tamamlandığında yada görevin süresinde tamamlanmaması halinde sizi mail veya pop up ile uyarmasını isteyebilirsiniz. M-Files üzerinden verilen bir görevin unutulması, gözden kaçması imkansızdır.

• Firma içindeki cihazların bakım ve kalibrasyonunun takibi, garanti takibi, demirbaş kaydı, zimmet yapılması gibi çalışmalar M-Files ile mümkündür. M-files size tanımlamış olduğunuz tüm cihazların bakım geçmişinin kayıtlarını tutabilir ve dilerseniz belli bir tarihte size hatırlatma yapabilir.

• M-Files tüm ofis araçları ile (network’e bağlı yazıcı, tarayıcı, faks,..) entegre olabilir, barkod okuyucu ve el terminali bağlantısı yapılabilir.

• Yazılım alındığında süre kısıtlaması yoktur ürünü alan firma hemen kullanmaya başlayabilir. Tüm İş akışları ve düzenlemeler kurulum anında oluşturulmaktadır paket bir çözüm değildir ve firmanızın ihtiyaç duyduğu her aşama sizin için özel olarak iç yapınıza uygun şekilde tasarlanmakta ve sınırsız şekilde geliştirilebilmektedir. Üstelik firmanızın tüm alt yapısının hazır hale getirilmesi aylar değil günler içinde tamamlanabilir.

Ürünümüz referansları arasında Su yapı mühendislik, İçtaş, TAV, Aydıner, Tepe Betopan, İbrahim Çeçen Holding, Dolce Holding, İstanbul Ulaşım, Banvit, Yapıray, Dsmart, İstanbul Bilgi Üniversitesi, Setur …gibi pek çok farklı sektörden yüzlerce firma, bir çok ticaret ve sanayi odası, kalkınma ajansı ve üniversite bulunmakta başarı ile kullanılmaktadır.

Ürünümüzün özelliklerini çok daha detaylandırabilmek, yetenekleri sayesinde pek çok farklı alanda kullanabilmek mümkündür, ürünümüz üzerine daha detaylı konuşmak, soru ve görüşlerinizi almak, ortak çalışma alanlarımız konusunda görüşmek için sizden bir randevu rica ediyoruz.

İletişim

İnönü Cad. Sümer Sk. Zitaş İş Blokları C-1 Blok Daire:3 Kozyatağı İSTANBUL
Tel: 0.216.464 92 01-03 Faks: 0.216.464 92 03