E-POSTA REJİMİNE GİRME VAKTİ

ATOS BLUEKIWI CEO’SU ROBERT SHAW, Y KUŞAĞININ ETKİN OLACAĞI GELECEĞİN ŞİRKETLERİNDE İLETİŞİM DEVRİMİNİ KAÇINILMAZ BULUYOR VE ŞU UYARIYI YAPIYOR: ‘ÇALIŞANLARIN, MESLEKTAŞLARIYLA GÜVENLİ OLMAYAN SOSYAL AĞLARDA KONUŞMALARINDANSA, DAHA KONTROLLÜ VE GÜVENİLİR BİR SOSYAL AĞ YAPISINI ŞİRKET İÇİNE TAŞIYIN. EĞER BU VE BENZERİ ÇÖZÜMLERİ SUNMAZSANIZ, SİZ İSTESENİZ DE İSTEMESENİZ DE ÇALIŞANLAR ALIŞIK OLDUKLARI İLETİŞİMDEN VAZGEÇMEYECEKLERDİR’.

Mektuplar ve zarflar, teleks şeritleri, faks kağıtları, e-postalar. Evet, e-postalar. Diğerleri nasıl zaman içinde çalışma hayatından çıktıysa e-postaların da gitme vakti geldi. Çünkü beyaz yakalı çalışan, mesai saatleri içinde vaktinin çok büyük kısmını e-pos-ta yanıtlayarak harcarken, asıl sorumluluklarına odaklanamıyor.

E-postanın iletişimi ne kadar etkin ve verimli kıldığı da son zamanlarda sıkça tartışılıyor. Bu gerçekten hareketle e-posta rejimine giren şirketlerin başında gelen Atos, “Y kuşağı e-posta okumuyor”sonucundan yola çıkarak 2014 yılına dek kurum içinde e-posta kullanımını sıfırlamayı hedefliyor. Şirket, e-pos-taya karşılık ise kurum içi sosyal ağ çözümünü öne çıkanyor. Atos Blu-eKiwi CEO’su Robert Shaw ile bir araya gelerek e-postaya alternatif olan kurum içi sosyal ağlan ve bu ağlann etkinliğini konuştuk.

Y kuşağını da dikkate alarak bize biraz geleceğin ofislerinden bahseder inisiniz?

Bugün ofis ortamlarını görüşmelerin kolaylıkla yapılacağı, aynı zamanda çalışanların zamanı etkin yöneterek işe daha iyi odaklanacağı şekilde tasarlanması gerektiğine dair bir vurgu var. Atos olarak çalışanların çoğunluğunun açık alanda olduğu bir kampüs modeli tasarladık. Bu kampüste çalışanlara toplantılarını ve özel konuşmalarını gerçekleştirecekleri, grup olarak çalışacaktan alanlar yarattık. Oldukça geniş olan bu kantinde çeşitli yiyecekler-içecekler eşliğinde çalışanların ara verecekleri ve sosyalleşebilecekleri alanlar oluşturduk. Sosyal ilişkileri güçlendirdiği kadar çalışanların işe iyi motive olmasını sağlayan bir ortam bu. Ofislerin bu dönüşümü yaşaması kaçınılmaz. Çünkü

Y kuşağı sıradandan nefret ediyor. Ayrıca e-posta da okumaktan hoşlanmıyor. E-posta yerine daha etkin ve sıcak bir iletişime kapı açan kurum içi sosyal ağlar ya da anlık mesajlaşma uygulamaları Y kuşağının gelecekteki iletişim aracı olacak.

Kurumlar telefon ve e-posta tabanlı iletişim kültürünü nasıl dönüştürmeli? Bu dönüşüm sürecinde onlara neler tavsiye edersiniz?

İlginç olan şu ki, artık kurumlar geçmişte kullandıkları teknolojileri bugün iş süreçlerine entegre etmeye ihtiyaç duymuyorlâr. Masalarda sabit telefona ihtiyaç duymayan ofisler var artık. Birkaç yıl öncesine dek bu imkansızdı, böyle bir olasılık düşünülemezdi, ne değişti peki? Artık mobil cihazlar var, çalışanlardan en iyi verimi almak için onlara doğru araçları ve ekipmanları vermeniz çok önemli. Ve bu araçlardan en iyi şekilde yararlanma özgürlüğü verdiğiniz ölçüde verim alırsınız çalışanlardan. Örneğin anlık mesajlaşma. Artık çok daha genç çalışanların yer aldığı iş hayatında, onların gündelik yaşantılarından aşina oldukları anlık mesajlaşma uygulamalarını kurum içi iletişimde öne çıkarmalısınız. Atos, bunu bir sorumluluk olarak görüyor genç çalışanları için. Aynı şey sosyal medya için de geçerli. Facebook benzeri bir yapıyı kurum içinde etkinleştirerek çalışanlar arasındaki iletişimi ve işbirliğini güvenli bir biçimde güçlendirmek mümkün. Çalışanların, meslektaşlarıyla güvenli olmayan sosyal ağlarda konuşmalarından-sa daha kontrollü ve güvenilir bir sosyal ağ yapısını şirket içine taşıyın. Eğer bu ve benzeri çözümleri sunmansanız, siz isteseniz de istemeseniz de çalışanlar alışık oldukları iletişimden vazgeçmeyeceklerdir.

Yeni iletişim çözümler şart dediniz. Sizce gerçekten tam olarak e-postadan kurtulmak mümkün mü?

Sıfır e-posta, bu aslında fazlasıyla sembolik bir şey. E-posta kullanımına baktığımızda, örneğin bir çalışandan bir şey yapmasını istediğimizde, e-postadaki notu yöneticisine de iletiyoruz ya da diğer tüm takım arkadaşlarına. Bireyle direkt teması yok sayan bir durum var burada. E-posta, çalışanları birebir diyalogdan uzaklaştırıyor. E-posta elbette sıklıkla kullanılan ve daha kullanılacak olan bir araç; örneğin müşteriye özel bir teklifi hala e-postayla veriyoruz, konuşmaları belgeleyen yasal bir platform hala e-posta. Elbette uzun bir süre daha hayatımızda olmaya devam edecek, ancak fikir paylaşımı, beyin fırtınası, toplantı organizasyonu gibi kurum içi iletişimi etkinleştirmek istediğinizde e-posta yetersiz kalıyor ve BlueKiwi benzeri sosyal ağ temelli işbirliği araçları daha etkin sonuçlar veriyor.

McKinsey’e göre, çalışan üretkenliği kurum içi sosyal ağ gibi araçlarla yüzde 20-25 civarında artırılabiliyor. Siz BlueKivvi’nin çalışan üretkenliği açısından performansını ölçümleyebildiniz mi?

Şu çok önemli ki Atos’un motivasyonunu büyük ölçüde çalışanlann başansı sağlıyor. Aradığımız şey çalışan katılımı ve işe tam anlamıyla angaje olması. Esasında böyle olunca biliyoruz ki verimlilik ve zamanı yönetme de kendiliğinden gelişiyor. Önceden müşterinin problemini çözmek için iki gün gerekirken kurum içi sosyal ağlarla şimdi bu sürecin 45 dakikaya inmesi bunun en iyi göstergesi. Burada elbette daha çok sorumluluk devreye giriyor, zamandan tasarrufla daha üretken ve yaratıcı projeler geliştirmeye odaklanabilir şirketler. Kurum içi sosyal ağlar üzerinden baştan sona tam anlamıyla çalışanın performansını ölçümlemek çok kolay değil. Bizim şu an yaptığımızsa e-posta yazmakla harcanan zamanı minimuma indirerek çalışanlara üretkenliklerini hissedecekleri boş zaman özgürlüğü vermek. Bu boş zamanın nasıl değerlendirileceği çalışana kalmış. Daha iyi düşünmek, işe odaklanmak ya da bir sonraki çalışma süreci değerlendirmek… Zaman tasarrufu ve çalışana verilen bu özgürlük, bu tür araçlara yatınm yapmak gerekliliğinin en somut göstergesi.

Peki bu kurum içi ağlarda çalışanlara verilen özgürlükle birlikte chat yapmak ya da işten kaytarmak gibi risklere de dikkat çekiliyor. Sizce de bu tür araçların böyle bir riski yok mu?

Bugün öğrenciler bile ders esnasında online kalıp mobil cihazlarından istediği ağlara giriyorlar. Onlara telefonlarını kapatması gerektiğini söylediğinizde size deliymiş gibi bakarlar. Gerçekten fiziki olarak çalışanlann nerede olduğu o kadar önemli mi? Önemli olan online ol-malan ve her daim iletişimde olma-lan. Atos olarak bu araçların kullanımına dair bir politika geliştirdik. Ve çalışanlara sunduğumuz bu politikada, bu araçların nasıl kullanılacağına dair detaylı bilgi verdik, bu araçların kullanımına dair neyin kabul edilebilir, neyin edilemez olduğunu açık açık aktardık. Elbette paylaşımın esas olduğu bu araçlarda esneklik söz konusu. Elbette günlük konuşmalar ve paylaşımlar olacaktır. Bu kaçınılmaz.

Çalışanların özgürlüğünü kısıtlamayın!

Bu teknolojilerle Facebook, Twitter gibi sosyal ağlar arasında bir sinerji olmalı mı?

Kurumlar Facebook benzeri yapıları CRM ve pazarlama amaçlı kullanıp müşterilerden geri dönüş alıyor. Biz BlueKivvi’de bu problemi uygulama arayüzleri ile çözüyoruz.

Yani çalışanlar gerektiğinde Facebook, e-posta adresleri, Office dokümanları gibi popüler uygulamalara bu arayüzlerden ulaşabiliyor. Çalışanların bu uygulamalara bağlanma özgürlüğünü ellerinden almadık. Çalışanlar istedikleri altyapıya bağlanmalı, yeni uygulamalar hayatımıza girdikçe bu araçlar güncellenerekgüne uyum sağlamalı.